一、出访项目 

　　（一）审批办法 

　　出访项目需经主管国际合作的所领导批准，副所长出访需经所长批准。 

　　（二）出访原则 

　　1. 出访人员必须是广州地化所在职并承担科研项目的科技人员和管理人员，并具备足够科研项目经费。 

　　2. 承担科研项目的退休返聘科技人员（70岁以内），有在研课题经费或得到国内、外资助（全资助或部分资助）且身体健康者，需同时提供人事处的返聘证明和医务部门提供的健康证明。 

　　3. 获国家留学项目和院教育局留学项目的人员。 

　　4. 在读博士研究生和在站博士后（需经博管会批准）； 

　　（三）报批材料及要求 

　　1.出访人员需在出访前2-3个月提交“出访申请表”(附表1)（经室主任和主管外事的所领导签字）和邀请信，申请报告需注明出国时间、事由、目的、经费以及所承担的在研项目和课题号等。 

　　2.填写“国际/港澳合作交流项目申请表”(附表2)。另外，60岁以上人员出访需人事处出具在职证明或返聘证明；65岁以上人员出访需出具健康证明。 

　　3.得到批件后，持批件复印件到所人事处办理政审批件。　　 

　　4.得到政审批件后，在网上（http://www.cise.ac.cn）填写有关护照、签证表，并提交院国际学术交流中心办理护照、签证事宜。 

　　5.同时准备小2寸照片4张、身份证复印件1份、邀请信原件1份以及政审批件原件并与研究所委托书一起寄院国际学术交流中心。 

　　6.拿到护照、签证后到所外事办公室办理外汇预算等事宜。 

　　7.回所15天内将因公护照交所外事办公室保管。 

　　8.出访回所一个月内请交“出国总结”(附表3)并核销外汇(附表4)。 

　　（四）有关规定 

　　1.根据中科院际字[2004]18号文和科发际字[2008]163号文，70岁以上仍在一线工作的科技人员公派出访时需安排专人陪同（身体健康），并承担出国人员在外期间的意外责任。 

　　2.研究所鼓励研究人员参加国际会议，加强学术交流。但课题经费不能用于家属公派出国（院另有规定的学者家属出国费用的处理不在此列）。家属是所内职工的，公派参加国际会议，应考虑其是否是课题的承担人、会议的主题与出国人员专业的关联程度、出国人员有无摘要接收等情况处理；不是课题承担人、会议主题与出国人员的专业无关、无摘要者原则上不予批准出国。 

　　3.出访团组人员原则上不能超过6人。 

　　4.出访人员报销费用时须提供出国（境）任务批件和因公护照（通行证）等（包括签证、签注和出入境记录）复印件及费用开支明细单据。　　

　　（五）公派出访期间的有关规定 

　　1.公派出访计划 

　　公派出访计划需按中科院的批件为准，不得随意延长在外停留时间和赴未报批国家，超出批准时间的费用没有特殊原因不予报销。公派出访人员在出访期间不得任意更改访问地点和路线，若需在出访国参加国际会议，需事先与外事主管联系，并同时提交申请报告和会议论文接收信件，经研究所主管领导同意后方可执行，回所后可报销相关的费用。若需在出访国以外参加国际会议，需报中科院批准后方可执行，回所后可报销相关的费用。对未经批准发生的其他费用不予报销。 

　　2.公派出访期间申请回国 

　　对公派出访六个月以上者，确因工作需要在公派出访期间需要回国的，需与外事主管联系并提出申请，经主管所领导同意后方可回国，否则回国旅费不予报销。原则上公派出访期间回国次数不超过一次。对公派出访六个月以内者，没有特殊情况原则上不予中间回国。 

　　3.申请延期 

　　确因工作原因需要延期者，可与外事主管联系并提出申请，经研究室和所主管领导同意后方可延期。原则上只能延期一次，延期时间不超过一年。 

　　二、来访项目 

　　来访项目包括主请项目和顺访项目。主请项目即由我所邀请的来访项目；顺访项目即由其它单位邀请，顺便来我所访问的项目。 

　　（一）审批办法 

　　主请项目需经室主任签字同意后报主管国际合作的所领导批准；顺访项目由室主任签字同意即可。 

　　（二）办理程序 

　　1.所有的主请项目均需在外宾来所1-2个月之前将“外宾来所通知表”（附表5）经主管外事的所领导批准后交所外事办公室，需注明外宾姓名、单位、职称、来华时间以及经费支出（课题号）等。 

　　2.需办理邀请信的项目请填写“被授权单位签证通知表”（附表6）。 

　　3.赴非开放地区考察的项目需提交接待计划并办理赴非开放地区通行证。 

　　4.顺访项目需在外宾来所1-3天之前填写“外宾来所通知表”（附表5），并用电子邮件发至wenwei@gig.ac.cn。 

　　5.外宾离所后，主请项目请填写“接待工作总结报告”（附表7），顺访项目请填写“接待顺访外宾总结表”（附表8），并用电子邮件发至 wenwei@gig.ac.cn。 

　　三、因公赴台项目 

　　赴台交流需经过立项和报批两个程序。 

　　（一）立项 

　　因公赴台出访人员需在出访前3-4个月提交“出访申请表”(附表1)和“国际/港澳合作交流项目申请表”(附表2)。　　　 

　　1.赴台合作研究需提交以下材料： 

　　（1）台方邀请函 

　　（2）双方合作协议 

　　（3）赴台科技合作项目申请书 

　　（4）科技保密证明 

　　2.赴台参加会议需提交以下材料： 

　　（1）台方邀请函　　 

　　（2）会议背景材料 

　　（3）会议日程安排 

　　（4）科技保密证明 

　　（5）邀请祖国大陆全体人员名单 

　　（6）会议承诺书 

　　3.赴台学术交流需提交以下材料：： 

　　（1）台方邀请函 

　　（2）邀请方背景材料 

　　（3）科技保密证明 

　　（4）健康证明 

　　（5）在台医疗担保函 

　　（二）报批 

　　经立项批准后方可报院台办办理批件。 

　　需提交以下材料： 

　　（1）台方邀请函 

　　（2）在台行程安排 

　　（3）政审批件 

　　（4）台湾地区旅行证复印件 

　　（5）赴台人员名单 

　　（三）注意事项： 

　　1.台方邀请函、会议日程安排和双方合作协议中均不得出现“中华民国”（包括英文“Republic of China”和英文缩写“R. O. C”）和民国××年字样，不得出现“两个中国”、“一中一台”等敏感问题。 

　　2.在台的具体行程中必须明确每天上、下午的活动安排（不得出现“自由活动”或“休息”等字样）；参观访问须指明具体单位和地点；不得安排参访台湾官方机构或其他敏感场所。合作研究需注明各阶段工作计划；国际会议须提供相应的中文日程一份。 

　　四、在华举办国际会议 

　　由我所主办国际会议，需在开会的前一年提交申请报告，双边研讨会需在开会前6个月提交申请报告，经主管国际合作的所领导同意后报中科院审批，未经科技部或中科院批准，不得对外申办、承诺举办国际会议和双边研讨会。 

　　办理程序 

　　（一）报送国际会议的请示，申请文件中必不可少的内容： 

　　1.会议的准确中文和英文名称的全称（不得缩写）； 

　　2.会议的举办时间、地点和会期（天数）； 

　　3.会议的主办单位； 

　　4.预计与会人数（即会议规模）； 

　　5.预计境外代表人数和来自哪些国家； 

　　6.会议的主题、目的和意义； 

　　7.会议经费来源； 

　　8.如设有展览会，需在文中注明预申请展示面积（平方米）； 

　　9.会前或会后若有学术考察，或涉及非开放地区及自然保护区的，需在文中说明并附上具体的考察路线； 

　　10.若有台湾代表参加，需在文中说明； 

　　11.需附上会议背景材料。　　

　　（二）收到批文后可申请中科院、国家基金委等单位资助。 

　　（三）经费开支按财外字[1997]543号执行。 

　　五、留学项目 

　　（一）审批办法 

　　所有留学项目需提交申请报告，经导师和主管国际合作的所领导批准后方可申请。若申请项目较多，还需所学术委员会讨论同意后方可申请。 

　　（二）办理程序 

　　1.国家公派项目 

　　国家公派即国家留学基金委公费出国项目。获该项目的人员应按照国家留学基金委的有关规定自行到“广州留学服务中心”办理出国留学手续。地址：广州市小北路266号北秀大厦6楼； 

　　2. 院公派项目 

　　院公派即中科院人教局公费出国项目。获该项目的人员应在出国前2-3个月办理出国留学批件，并提交以下材料： 

　　（1）中国科学院公费出国访问学者、研究生申报表； 

　　（2）中国科学院公费出国留学录取通知书原件； 

　　（3）有效的外语证明材料，PETS5考试成绩单（原件）； 

　　（4）因私普通护照的复印件； 

　　（5）政审批件（原件及复印件各一份）；　　 

　　（6）邀请信复印件及译文 

　　（7）赴美国需有"IAP-66"表复印件； 

　　以上材料需寄中科院教育服务中心办理出国留学批件；经批准后，作为批件费需从邮局汇280元人民币给中科院教育服务中心。另外，出国前需按规定缴纳保证金。 

　　3.自费公派项目 

　　自费公派也称单位公派，即由外方资助出国的项目。需提交以下材料：（1）出国申请报告；（2）邀请信复印件；自费公派须经所主管领导同意，出国期限一般不得超过3年。 

　　注意事项：无论公费或自费公派人员，在离所前需填写“出国（境）人员备案表”（附表9），交人事处和外事办公室备案。对于故意不交“备案表”就离所的人员，回所后将给予一定的惩罚。 

　　4．延期规定 

　　无论公费或自费公派人员，在国外确因工作原因需要延期的人员，需提交申请报告和对方的资助证明。国家公派人员需经国家留学基金委批准，院公派人员需经中科院人教局批准（中科院原则上不批准延期），自费公派人员需经所领导批准，延期时间不得超过派出时间，原则上不得超过一年。 

　　六、其它事项 

　　1.所国际合作项目的经费支出按《广州地球化学研究所国际合作专项经费使用规定》执行。　　 

　　2. 出访人员在外期间的待遇按《关于广州地化所因公临时出国人员待遇的规定》执行。 

　　3.证照的管理按《关于广州地化所出国（境）人员证照的管理办法》执行。 

　　4. 出访人员的工资发放按《广州地球化学研究所公派出访人员工资发放规定》执行。 

　　5. 出访人员逾期未归按《广州地球化学研究所公派出访人员逾期未归的有关规定》执行。 

　　本细则由所科技处外事办公室负责解释。